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🗣 Wd提问: 外贸pi规范格式

🤖 Ai回答: 好的，外贸中的 PI（Proforma Invoice），即形式发票，是外贸流程中一份非常关键的文件。它虽然不是正式发票，但具有类似合同的效力，是客户用于申请外汇、获取进口许可或确认交易细节的重要依据。

一份专业、规范的PI能体现公司的专业度，加速订单确认流程。以下是外贸PI的规范格式和需要包含的核心要素，并附上一个模板示例。

一、PI的核心作用

1、 销售要约：向客户正式列明产品价格、数量、付款方式等，要求客户确认。
2、 付款凭证：客户凭此文件向银行申请付款（如T/T）或开立信用证（L/C）。
3、 进口清关文件：在很多国家，客户需要用PI来申请进口许可证、开立信用证或办理预付货款。
4、 合同前奏：在未签署正式合同的情况下，PI具备了临时合同的效力。

二、PI必备的要素（规范格式详解）

一个专业的PI通常包含以下几个部分：

1、文件标题 (Header)
* 醒目地标明 “PROFORMA INVOICE”。
* 注明发票编号 (PI No.): 公司自定义的唯一编号，便于追踪。
* 出具日期 (Date): 签发PI的日期。
* 有效期 (Valid Until): 此报价的有效期，避免后期因原材料或汇率波动产生纠纷。

2、买卖双方信息 (Seller & Buyer Information)
* 卖方信息 (Seller/Supplier/Exporter)：
* 公司名称、地址、联系电话、传真、邮箱、网址。
* 最好包括银行信息 (Bank Details)：公司账户名、账号、银行名称、银行地址、SWIFT Code。这是客户付款的依据，务必准确无误。
* 买方信息 (Buyer/Customer/Importer)：
* 客户公司的准确名称、地址、联系人、电话、邮箱。

3、货物描述 (Product Description)
* 这是PI的核心内容，务必清晰、准确。
* 品名 (Product Name)：与客户确认的准确产品名称。
* 规格型号 (Model/Specification)：详细的技术参数、材质等。
* 数量 (Quantity)：明确数量及单位（如pcs, sets, kgs等）。
* 单价 (Unit Price)：注明货币单位（如USD, EUR）和贸易术语（如FOB Shanghai, CIF Rotterdam）。
* 总金额 (Amount)：数量 x 单价。
* 建议以表格形式呈现，一目了然。

4、价格条款 (Price Terms)
* 明确使用的国际贸易术语，如 FOB, CIF, CFR, EXW 等。
* 例如：FOB Shanghai Port, China 或 CIF Jebel Ali Port, UAE。

5、付款方式 (Payment Terms)
* 明确双方约定的支付方式，常见的有：
* T/T (电汇)：例如，30%定金，余款见提单副本付款 (30% deposit, 70% balance against copy of B/L)。
* L/C (信用证)：注明是即期还是远期信用证 (e.g., at sight L/C)。
* Western Union (西联汇款) / PayPal：适用于小金额样品单。
* 表述务必清晰，无歧义。

6、装运信息 (Shipment Details)
* 启运港 (Port of Loading)：e.g., Shanghai, China
* 目的港 (Port of Destination)：e.g., Hamburg, Germany
* 预计交货期 (Estimated Time of Shipment ETS)：e.g., Within 30 days after receiving the deposit.
* 运输方式 (Mode of Transport)：By Sea (海运), By Air (空运)。

7、包装方式 (Packing)
* 描述产品的包装细节，如：每件装一opp袋，每20件装一出口纸箱。
* 也可以简单写 Standard Export Carton (标准出口纸箱包装)。

8、总值 (Total Amount)
* 用数字和大写文字标明货物总金额。
* 例如：Total: USD 10,000.00 (SAY US DOLLARS TEN THOUSAND ONLY)。

9、卖方公司盖章签名 (Stamp & Signature)
* 在PI末尾加盖公司公章和负责人签名，以增加文件的正式性和可信度。

三、PI模板示例

PROFORMA INVOICE

| PI No.: 2023-001-PI | Date: Oct 26, 2023 |
| : | : |
| Valid Until: Nov 26, 2023 | |

TO: ABC Trading Co., Ltd.
123 Main Street, Berlin, Germany
Attn: Mr、John Smith
Tel: +49-123-4567
Email: john@abctrading.com

FROM: XYZ Manufacturing Co., Ltd.
No、888 Industry Park, Shanghai, China
Tel: +86-21-6789-0000
Fax: +86-21-6789-0001
Email: sales@xyz.com

| Item No、| Description of Goods | Qty、| Unit Price (USD) | Amount (USD) |
| : | : | : | : | : |
| 001 | Wireless Bluetooth Speaker, Model: XZ-100 (Black) | 500 pcs | FOB Shanghai $20.00 | $10,000.00 |
| | | | | |
| | Total: | 500 pcs | | $10,000.00 |

SAY US DOLLARS TEN THOUSAND ONLY

Price Terms: FOB Shanghai, China
Payment Terms: 30% deposit by T/T in advance, 70% balance against copy of Bill of Lading.
Shipment: Within 30 days after receiving the deposit、Port of Loading: Shanghai, China、Port of Destination: Hamburg, Germany.
Packing: Standard export carton, 20 pcs per carton.

Bank Info:
Beneficiary Name: XYZ Manufacturing Co., Ltd.
Bank Name: ABC Bank, Shanghai Branch
Account No.: 1234 5678 9876 5432
SWIFT Code: ABCDUS33

Thanks for your business!

For and on behalf of:
XYZ Manufacturing Co., Ltd.

_________________________
(Authorized Signature)

_________________________
(Stamp/Company Seal)

四、注意事项

1、 准确性：所有信息，特别是金额、银行账号、产品型号，必须反复核对，一个数字错误可能导致巨额损失。
2、 专业性：格式整洁美观，使用公司抬头纸（带有Logo和公司信息）制作会更显专业。
3、 一致性：PI上的信息要与后续的正式发票（Commercial Invoice）、箱单（Packing List）等所有单据严格一致。
4、 明确性：条款清晰，没有模棱两可的表述，避免日后争议。
5、 保留记录：每一份发出的PI都应归档保存，并记录客户的确认情况。

希望这份详细的指南和模板能帮助您制作出专业规范的形式发票！

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提问时间: 2025-09-09 01:22:41

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