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🗣 Wd提问: 外贸跟单员的职责

🤖 Ai回答: 好的，很乐意为您详细解释外贸跟单员的职责。

外贸跟单员是连接公司内部（生产、采购、质检等）与外部（客户、货代、供应商等）的关键桥梁，其核心目标是确保出口订单能够按时、按质、按量地顺利完成并交付。这是一个需要极度细心、良好沟通能力和多方协调能力的岗位。

其职责可以按照订单的进程分为以下几个核心阶段：

一、订单确认阶段（签合同后）

这是跟单工作的起点，确保所有细节清晰无误。

1、 合同审核与转化：仔细审核外贸销售签订的合同或形式发票，将客户要求（产品规格、包装、标签、交货期等）转化为清晰、可执行的内部生产指令。
2、 制作内部单据：起草或下发生产通知单、采购申请单等内部文件，确保各部门（生产、采购、仓库）明确自己的任务。
3、 确认交货期：与生产计划部门或采购部门确认订单的准确交货日期，并及时反馈给客户。

二、生产前跟进阶段

确保生产所需的一切要素都已到位，避免延误。

1、 样品确认：如需产前样，跟进样品制作，寄送客户确认，并收集反馈意见。
2、 原材料/配件跟进：跟踪采购部门的进度，确保生产所需的原材料、辅料、配件等能按时到厂。
3、 技术文件与客户确认：与技术部门协作，将工艺单、设计稿、色卡等文件与客户进行最终确认，避免理解偏差。

三、生产过程中跟进阶段

监控生产流程，及时发现问题并解决。

1、 生产进度跟踪：定期深入生产线或与生产负责人沟通，了解实际生产进度，确保与计划一致。
2、 中期检验：对于大批量或重要订单，协调安排或亲自进行中期质量检查，及时发现质量问题并要求整改。
3、 沟通与协调：充当生产部门与客户之间的沟通渠道。向客户汇报生产进度，同时将客户的任何新要求或变更及时、准确地传达给生产部门。

四、出货前准备阶段

完成所有出运前的准备工作。

1、 最终验货：安排或陪同客户/第三方检验机构进行最终验货，确保产品质量符合合同要求。取得验货合格报告。
2、 催收尾款：根据合同条款（如见提单副本付尾款），在出货前或出货后及时联系客户支付剩余款项。
3、 订舱与单据准备：
* 联系货代公司，根据交货方式安排订舱。
* 准备报关所需的一系列单据（如合同、发票、箱单、报关单、申报要素等）。
* 安排拖车到工厂装货，并运送至指定港口或码头。
4、 包装与唛头核对：最后一次核对产品包装、装箱方式、外箱唛头是否与客户要求完全一致。

五、出货后及后续工作阶段

完成订单的收尾工作，并为下一次合作打下基础。

1、 单据处理：核对提单，确保信息无误；根据要求办理产地证、保险等文件；将全套货运单据（提单、发票、箱单等）寄送给客户或通过银行交单。
2、 出口退税：整理全套报关和结汇单据，提交给财务部门办理出口退税手续。
3、 订单归档：将整个订单的所有文件、记录、邮件等进行整理和归档，以备后续查询。
4、 客户维护：货物出运后，跟踪物流状态，确认客户顺利收到货物，收集客户反馈，处理可能的投诉或问题，维护良好的客户关系。

核心能力要求：

* 细心与严谨：对数字和细节高度敏感，任何一个小错误都可能导致巨大损失。
* 沟通与协调能力：需要与内外多方频繁沟通，是解决问题的核心。
* 抗压能力与时间管理：通常同时跟进多个订单，需要在压力下合理安排优先级。
* 英语能力：能够熟练地进行邮件沟通，有时需要电话沟通。
* 产品知识：深入了解所跟产品的生产工艺、材料和行业标准。
* 基础外贸知识：了解国际贸易术语（如FOB, CIF）、付款方式（如TT, L/C）、物流和单证流程。

总而言之，外贸跟单员是一个“大管家”式的角色，从订单落地到货款收回，全程负责，确保整个流程顺畅无阻。

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提问时间: 2025-09-08 21:59:34

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